Los Registros contables son aquellos registros que indiquen de forma clara y precisa las operaciones, tanto contables como financieras, de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
Mediante la Ley 254 del 11 de noviembre de 2021 se establecen requerimientos adicionales respecto a los registros contables que deben llevar las personas jurídicas.
La República de Panamá, mediante la Ley N° 52 de 2016 (la “Ley N° 52”), estableció el requerimiento que toda persona jurídica (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y fundaciones de interés privado) está obligada a llevar registros contables y mantener documentación de respaldo por un período mínimo de cinco (5) años.
Se establece la obligación de que los registros contables que deben llevar y mantener las personas jurídicas, deben ser proporcionados al agente residente, para su custodia, a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del cada año fiscal, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año.
Estos pueden ser proporcionados al agente residente en original o copia y serán mantenidos por el agente residente de manera confidencial, a menos que medie un requerimiento de una autoridad competente de la República de Panamá, conforme a las leyes aplicables.
Por su parte, los estados financieros son documentos o informes que permiten conocer la situación financiera de una empresa, los recursos con los que cuenta, los resultados que ha obtenido, la rentabilidad que ha generado, las entradas y salidas de efectivo que ha tenido, entre otros aspectos financieros de ésta.
Ya sea que se trate de gerentes, administradores, inversionistas, accionistas, socios, proveedores, bancos, agentes financieros, o entidades gubernamentales, los estados financieros les permiten obtener información de acuerdo con sus necesidades, analizarla y, en base a dicho análisis, tomar decisiones.
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